4 πράματα που θα δείτε κάνοντας μια βόλτα στην αποθήκη – Management by Walking (or Wandering) Around

4 πράματα που θα δείτε κάνοντας μια βόλτα στην αποθήκη – Management by Walking (or Wandering) Around

MBWA {Management by Walking (or Wandering) Around} – {Διοίκηση κάνοντας βόλτα (ή περιπλάνηση) στo χώρο εργασίας} 

Ολόκληρος ο σκοπός της δημιουργίας και εφαρμογής ενός προγράμματος συμμόρφωσης στους κανόνες που έχουν θεσπιστεί είναι να μπορεί ο καθένας να παρακολουθεί τα πράγματα. Πρώτα από όλα πρέπει προσδιορίσετε πώς πρέπει να διαχειρίζονται τα πράγματα (οι πολιτικές, τα προγράμματα και οι διαδικασίες σας) και στη συνέχεια να βεβαιωθείτε ότι διαχειρίζονται με αυτόν τον τρόπο.

Όλοι οι παράγοντες ενός καλού προγράμματος εσωτερικού ελέγχου υπάρχουν για να μετριάζονται οι κίνδυνοι, έχοντας μια μάτια στα πράγματα. Ποιος καλύτερος τρόπος να κρατάτε μια μάτια σε διάφορα επιχειρηματικά κρίσιμα ζητήματα από το να τα βλέπετε με τα δικά σας δύο μάτια;

Συχνά, καθόμαστε στις καρέκλες μας, στα γραφεία, και εξετάζουμε μόνο τις πληροφορίες, τα δεδομένα, τα γεγονότα, τα στοιχεία και τα έγγραφα. Αυτό είναι απολύτως απαραίτητο. Αλλά οι πληροφορίες που παρουσιάζονται μέσα από τις οθόνες των ηλεκτρονικών υπολογιστών μας είναι απλώς μια παράσταση μιας υποκείμενης απτής φυσικής πραγματικότητας. Πώς γνωρίζουμε ότι οι πληροφορίες και τα δεδομένα που μας παρουσιάζονται στην οθόνη ταιριάζουν με την υποκείμενη αλήθεια; Υπάρχει μόνο ένας τρόπος να είστε πραγματικά σίγουροι και αυτός είναι να βεβαιωθείτε ότι τα έγγραφα και δεδομένα ταιριάζουν με το φυσικό εμπόρευμα.

What to Look For

Έτσι, όταν σηκώνεστε από την καρέκλα σας και βγείτε έξω στις μυστηριώδεις εσοχές της αποθήκης, τι θα πρέπει να αναζητάτε για να υποστηρίξετε τις μυριάδες απαιτήσεις που περιλαμβάνουν τη “συμμόρφωση με τους κανόνες λειτουργίας και του εμπορίου”;

Σήμανση Προέλευσης Επισήμανση (Ετικετοποίηση)

Όλα τα εμπορεύματα ξένης προέλευσης ή τα εμπορευματοκιβώτια πρέπει να επισημαίνονται με την πραγματική (non-preferential) χώρα καταγωγής τους. Είναι λοιπόν τα προϊόντα σας κατάλληλα επισημασμένα και ετικετοποιημένα; Μήπως κάποια σήμανση προέλευσης ή επισήμανση ταιριάζει με την προέλευση που έχει ληφθεί στο σύστημα ERP όταν εξετάζετε μόνο πληροφορίες και δεδομένα και όχι με τη φυσική του υπόσταση; Η σήμανση και η επισήμανση προέλευσης αντιστοιχούν στην προέλευση που δηλώνεται στην κυβέρνηση στις δηλώσεις εξαγωγής και στα έγγραφα εισαγωγής; Συνάδει με τους προτιμησιακούς προσδιορισμούς που έχει κάνει η εταιρεία σας για συναλλαγές εισαγωγής ή εξαγωγής;

Η σήμανση ή η επισήμανση πληροί τα 19 κριτήρια του CFR ότι είναι ευδιάκριτη, ευανάγνωστη, ανεξίτηλη, μόνιμη και στα αγγλικά; Υπάρχουν άλλα δυνητικά σήματα που μπορεί να μπερδέψουν σχετικά με τη χώρα προέλευσης που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά τον προσδιορισμό της «εγγύτητας» των σημάτων σας; Είναι η επισήμανση επαρκής για τους προορισμούς των εξαγωγών σας; Συμφωνεί με οποιεσδήποτε εγχώριες απαιτήσεις (Federal Trade Commission);

Solid Wood Packaging

solid wood packaging materials

Παραδείγματα WPM (Διαχείρησης Παλετών Αποθήκης) περιλαμβάνουν παλέτες, pallet collars, εμπορευματοκιβώτια, κιβώτια, θήκες, πινακίδες φόρτωσης ή dunnage. Οι ξύλινες συσκευασίες από απαλλαγμένα υλικά αλλά συνδυασμένες με εξαρτήματα από συμπαγές ξύλο πρέπει εξίσου να υποβάλλονται σε επεξεργασία και σήμανση.

Ο Οργανισμός Τροφίμων και Γεωργίας (FAO), ένας Οργανισμός των Ηνωμένων Εθνών (“ΟΗΕ”), καθιέρωσε τη Διεθνή Σύμβαση για την Προστασία των Φυτών (IPPC) και τα αντίστοιχα Διεθνή Πρότυπα Φυτοϋγειονομικών Μέτρων (ISPM) Brochure No. 15 για την πρόληψη της εξάπλωσης ξύλινων παράσιτων σε όλο τον κόσμο. Σχεδόν κάθε χώρα στη Γη υιοθέτησε τα μέτρα, καθώς αυτά τα παράσιτα βλάπτουν το φυσικό ξύλο και άλλα βασικά προϊόντα. Κάθε χώρα έχει υιοθετήσει τα πρότυπα στο δικό της ρυθμιστικό πλαίσιο.

Εάν οι εισαγωγές σας είναι σε παλέτες από συμπαγές ξύλο ή σε κιβώτια που έχουν συμπαγές ξύλο ή έχουν οποιαδήποτε άλλη στερεή ξύλινη συσκευασία, αυτά τα είδη συσκευασίας ξύλου πρέπει να πληρούν τις απαιτήσεις: πρέπει να έχουν υποστεί επαρκή επεξεργασία για επιβλαβείς οργανισμούς και πρέπει να φέρουν σημείωμα που αποδεικνύει ότι η θεραπεία έλαβε χώρα.

Βεβαιωθείτε ότι η συσκευασία σας για εξαγωγές που συνοδεύοντε από ξύλινες παλέτες είναι σύμφωνες με τις προδιαγραφές. Σε κάθε περίπτωση, τα αγαθά μπορούν να κατασχεθούν, να καταστραφούν, να απαγορευτούν από την είσοδο, να επιστραφούν στον φορτωτή ή / και να υποβληθούν σε πρόστιμα και ποινές.

Export Control Licensing – Εξουσιοδότηση ελέγχου εξαγωγών

Πώς διαχωρίζετε ή διακρίνετε προϊόντα με άδεια χρήσης από μη αδειοδοτημένα προϊόντα; Οι περισσότερες εταιρείες που διαθέτουν εμπορεύματα που υπόκεινται σε άδειες ελέγχου των εξαγωγών διαθέτουν ένα αρκετά ισχυρό σύστημα διαχείρισης της ηλεκτρονικής διαχείρισης αυτών των αγαθών. Είναι τα εμπορεύματα ταξινομημένα με τον κατάλληλο αριθμό ταξινόμησης ελέγχου εξαγωγών (ECCN); Έχουν λογισμικό έκδοσης άδειας εξαγωγής για να διασταυρώσουν την ταξινόμηση με έναν προορισμό συναλλαγής, τη τελική χρήση και το προφίλ τελικών χρηστών για τους δυνητικούς αγοραστές · καθώς και ένα σύστημα για την αναζήτηση και τη σωστή μείωση τυχόν αδειών εξαγωγής;

Αλλά πώς μπορεί κάποιος στην αποθήκη να παραλάβει και να συσκευάσει μια αποστολή χωρίς να γνωρίζει αυτές τις απαιτήσεις; Ένα απλό σύστημα διαχωρισμού αγαθών είναι χρήσιμο. Η προσθήκη κάποιου τύπου εύκολα αναγνωρισμένου σήματος ή ετικέτας είναι ακόμα καλύτερη. Σκεφτείτε να προσθέσετε ένα λαμπρό πράσινο, πορτοκαλί, κίτρινο ή κόκκινο αυτοκόλλητο σε οποιοδήποτε προϊόν που απαιτεί ή μπορεί να απαιτεί άδεια εξαγωγής για να αποτρέψει ακούσιες μη εξουσιοδοτημένες εξαγωγές τέτοιων ελεγχόμενων αντικειμένων.

Deemed Export Requirements – Υποτιθέμενες Απαιτήσεις Εξαγωγής

H εταιρεία σας έχει κάποια ελεγχόμενη τεχνολογία; Μήπως κάποιος από τους εξοπλισμούς σας βασίζεται σε ελεγχόμενη τεχνολογία που θα απαιτούσε άδεια από το εξωτερικo; Τι γίνεται με τη χρήση του συστήματος όταν εμπλέκονται και άτομα από το εξωτερικό; Τι μπορούν να δουν από τους διαδρόμους;

Γνωρίζετε τα μηχανήματα των εγκαταστάσεων σας και την προέλευση του εξοπλισμού σας καθώς και των χειριστών μηχανών που έχουν πρόσβαση σε αυτά; Απαιτούνται άδειες για ενδεχόμενες προβλεπόμενες εξαγωγές; Δημιουργήστε ένα πρότυπο περιήγησης “ευρείας διαβάθμισης” και εξασφαλίστε ότι ο καθένας που κάνει χρήση γνωρίζει τα όρια της περιήγησης; Έχετε φυσικά διαχωρίσει σωστά τα δυνητικά παραχωρούμενα εμπορεύματα για να αποτρέψετε μη εγκεκριμένες εξαγωγές εντός των τεσσάρων τειχών; Μια περιορισμένη περιοχή με περιορισμένη προσβασιμότητα μπορεί να είναι σημαντική για την επιχείρησή σας και τα προϊόντα σας.

Summary

Ενώ είναι απαραίτητο να έχετε πληροφορίες στα χέρια σας, είναι σημαντικό να εξετάσετε πραγματικά τι συμβαίνει με τα φυσικά σας προϊόντα. Όχι μόνο πρέπει να ασκείτε εύλογη προσοχή / δέουσα επιμέλεια για να εκπληρώσετε τις νομικές σας υποχρεώσεις, πρέπει επίσης να τεκμηριώσετε τι πρέπει να κάνετε και ποιες ενέργειες έχετε πάρει. Το κλείσιμο των οφθαλμών είναι παραβίαση του νόμου, απαιτείται να πληρείτε ένα επίπεδο “γνώσης” όπου γνωρίζετε ή θα έπρεπε να γνωρίζετε ότι μια παράβαση έχει ή πρόκειται να συμβεί.

Έχετε τεκμηριωμένες πολιτικές και διαδικασίες που υποστηρίζουν τους εσωτερικούς σας ελέγχους για αυτά τα θέματα; Μπορείτε να αποδείξετε ότι τηρείτε με δέουσα επιμέλεια και εφαρμόζετε διορθωτικά μέτρα, όπου μπορεί να διαπιστώσατε ελλείψεις; Εάν δεν διαθέτετε λεπτομερές πρόγραμμα συμμόρφωσης με το Εμπόριο (πολιτικές, δηλώσεις, διαδικασίες, ελέγχους κ.λ.π.), ενδέχεται να είστε σε κίνδυνο. Οι κίνδυνοι προκαλούν παραβιάσεις και οι παραβιάσεις προκαλούν πρόστιμα, ποινές ή ακόμα και φυλάκιση. Don’t let this be you!

6 tips to make it work

1. Κάντε το MBWA μέρος της καθημερινότητας σας. Η συνάντηση στο χώρο εργασίας των εργαζομένων για μια άτυπη συζήτηση είναι πιο αποτελεσματική αν δεν το κάνετε σε κάποιο σταθερό χρονοδιάγραμμα, αφού “θα πραγματοποιήσετε εκ των πρακτέον συζητήσεις βλέποντας τι συμβαίνει “. Προγραμματίστε το MBWA στο δικό σας ημερολόγιο κάθε μέρα, αν μπορείτε, ακόμη και αν είναι μόνο για μισή ώρα: «Όσο πιο συχνά το κάνετε, τόσο πιο ωφέλιμο είναι».

2. Μην φέρνετε ακόλουθους μαζί σας. Το MBWA λειτουργεί καλύτερα ως συνεχής ροή συνομιλιών one-on-one με μεμονωμένους υπαλλήλους. Η προσέλκυση βοηθών μαζί σας πιθανότατα θα εμποδίσει τη συζήτηση, καθιστώντας τους ανθρώπους πιο συνειδητοποιημένους ή καχύποπτους, και να τους κάνει να αισθάνονται ότι τους παρακολουθείτε.

 3. Επισκεφθείτε τους όλους. Καθώς ο καθένας μπορεί να δει και βγάλει μια φήμη στο χώρο εργασίας που να περιστρέφεται, ρίχνοντας μέρος ευθύνης σε μερικούς πιο συχνά από τους άλλους είναι πιθανό να δημιουργήσουν λάθος εντυπώσεις. Προσπαθήστε να περάσετε περίπου το ίδιο χρονικό διάστημα – όχι απαραίτητα την ίδια μέρα ή ακόμα και την ίδια εβδομάδα, αλλά μακροπρόθεσμα – με κάθε άτομο που άπτετε σε εσάς.
 
4. Ζητήστε προτάσεις και αναγνωρίστε τις καλές ιδέες. “Ρωτήστε κάθε εργαζόμενο για τις σκέψεις του σχετικά με τον τρόπο βελτίωσης διαδικασιών, συστημάτων”. Στη συνέχεια, αν η ιδέα κάποιου οδηγεί σε ένα θετικό αποτέλεσμα, γνωστοποιήστε ποια ήταν η πρόταση και δείξτε ότι είστε έτοιμοι να δώσετε επιβράβευση, όπου αυτό οφείλεται.
 
5. Κάντε ένα Follow up απαντήσεων. Αν δεν μπορείτε να απαντήσετε στην ερώτηση ενός υπαλλήλου μια δεδομένη χρονική στιγμή, μην ξεχάσετε να του ανταποδώστε την απάντηση που χρειάζεται αργότερα. Εκτός από την κοινή ευγένεια, δημιουργεί εμπιστοσύνη.

6. Μην επικρίνετε. Θυμηθείτε, βρίσκεστε σε αποστολή έρευνας, με δευτερεύοντα σκοπό την οικοδόμηση σχέσης. Για να αποφευχθεί η υπονόμευση αυτών των στόχων, “Εάν διαπιστώσετε ότι ένας υπάλληλος δεν εκτελεί σωστά τη δουλειά του, μην επιχειρήσετε να αλλάξετε τη συμπεριφορά επιτόπου. Αντ’ αυτού, σημειώστε το και αντιμετωπίσετε το πρόβλημα σε άλλη στιγμή και υπό τις κατάλληλες συνθήκες. ”

Source1Source2
 
Share