4 πράματα που θα δείτε κάνοντας μια βόλτα στην αποθήκη – Management by Walking (or Wandering) Around

4 πράματα που θα δείτε κάνοντας μια βόλτα στην αποθήκη – Management by Walking (or Wandering) Around

MBWA {Management by Walking (or Wandering) Around}

– Διοίκηση κάνοντας βόλτα (ή περιπλάνηση) στo χώρο εργασίας.

Ο τελικός σκοπός της δημιουργίας και εφαρμογής ενός προγράμματος συμμόρφωσης στους κανόνες που έχουν θεσπιστεί είναι να μπορεί ο καθένας να παρακολουθεί τα πράγματα. Πρώτα από όλα χρειάζεται να προσδιορίσετε τον τρόπο που πρέπει να διαχειρίζονται τα πράγματα (οι πολιτικές, τα προγράμματα και οι διαδικασίες σας) και στη συνέχεια να βεβαιωθείτε ότι λειτουργούν σύμφωνα με αυτόν.

Όλοι οι παράγοντες ενός καλού προγράμματος εσωτερικού ελέγχου υπάρχουν για να μετριάζονται οι κίνδυνοι, έχοντας έναν έλεγχο στη λειτουργία. Ποιός είναι όμως ο καλύτερος τρόπος να έχετε έναν έλεγχο στα διάφορα επιχειρηματικά κρίσιμα ζητήματα, χωρίς να κρίνετε μόνο από τα δεδομένα του υπολογιστή σας?

Συχνά, από τον χώρο εργασίας μας εξετάζουμε μόνο τις πληροφορίες, τα δεδομένα, τα γεγονότα, τα στοιχεία και τα έγγραφα. Αυτό είναι απολύτως απαραίτητο. Αλλά οι πληροφορίες που παρουσιάζονται μέσα από τις οθόνες των ηλεκτρονικών υπολογιστών μας είναι απλώς η τυπική απεικόνιση μιας πραγματικότητας. Πώς γνωρίζουμε ότι οι πληροφορίες και τα δεδομένα που μας παρουσιάζονται στην οθόνη ταιριάζουν με την υποκείμενη αλήθεια; Υπάρχει μόνο ένας τρόπος να είστε πραγματικά σίγουροι και αυτός είναι να βεβαιωθείτε ότι τα έγγραφα και δεδομένα ταιριάζουν με το φυσικό εμπόρευμα.

What to Look For

Έτσι, όταν αφήνετε τον χώρο εργασίας σας και επισκέπτεστε τους χώρους της αποθήκης, τι θα πρέπει να αναζητάτε για να ανταποκριθείτε στις πολλαπλές απαιτήσεις που περιλαμβάνονται στη “συμμόρφωση με τους κανόνες λειτουργίας του εμπορίου”;

Σήμανση Προέλευσης & Επισήμανση (Ετικετοποίηση)

Όλα τα εμπορεύματα ξένης προέλευσης ή τα εμπορευματοκιβώτια πρέπει να επισημαίνονται με την πραγματική (non-preferential) χώρα καταγωγής τους. Έχουν λοιπόν τα προϊόντα σας την κατάλληλη επισήμανση και ετικέτα; Μήπως κάποια σήμανση προέλευσης ή επισήμανση ταιριάζει με την προέλευση που έχει ληφθεί στο σύστημα ERP εξετάζοντας μόνο πληροφορίες και δεδομένα και δεν ταιριάζει με τη φυσική του υπόσταση; Η σήμανση και η επισήμανση προέλευσης αντιστοιχούν στην προέλευση που δηλώνεται στο κράτος στα έντυπα εξαγωγής και στα έγγραφα εισαγωγής; Συνάδει με τους προτεινόμενους προσδιορισμούς που έχει κάνει η εταιρεία σας για συναλλαγές εισαγωγής ή εξαγωγής;

Η σήμανση ή η επισήμανση πληροί τα 19 κριτήρια του CFR ότι είναι ευδιάκριτη, ευανάγνωστη, ανεξίτηλη, μόνιμη και στα αγγλικά; Υπάρχουν άλλα δυνητικά σήματα που μπορεί να μπερδέψουν σχετικά με τη χώρα προέλευσης, που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά τον προσδιορισμό της «εγγύτητας» των σημάτων σας; Είναι η επισήμανση επαρκής για τους προορισμούς των εξαγωγών σας; Συμφωνεί με οποιεσδήποτε εγχώριες απαιτήσεις (Federal Trade Commission);

Solid Wood Packaging

solid wood packaging materials

Παραδείγματα WPM (Διαχείρησης Παλετών Αποθήκης) περιλαμβάνουν παλέτες, pallet collars, εμπορευματοκιβώτια, κιβώτια, θήκες, πινακίδες φόρτωσης ή dunnage. Οι ξύλινες συσκευασίες από απαλλαγμένα υλικά, αλλά συνδυασμένες με εξαρτήματα από συμπαγές ξύλο πρέπει εξίσου να υποβάλλονται σε επεξεργασία και σήμανση.

Ο Οργανισμός Τροφίμων και Γεωργίας (FAO), ένας Οργανισμός των Ηνωμένων Εθνών (“ΟΗΕ”), καθιέρωσε τη Διεθνή Σύμβαση για την Προστασία των Φυτών (IPPC) και τα αντίστοιχα Διεθνή Πρότυπα Φυτοϋγειονομικών Μέτρων (ISPM) Brochure No. 15 για την πρόληψη της εξάπλωσης παράσιτων στο ξύλο σε όλο τον κόσμο. Σχεδόν κάθε χώρα στη Γη υιοθέτησε τα μέτρα, καθώς αυτά τα παράσιτα βλάπτουν το φυσικό ξύλο και άλλα βασικά προϊόντα. Κάθε χώρα έχει υιοθετήσει τα πρότυπα στο δικό της ρυθμιστικό πλαίσιο.

Εάν οι εισαγωγές σας είναι σε παλέτες από συμπαγές ξύλο ή σε κιβώτια που έχουν συμπαγές ξύλο ή έχουν οποιαδήποτε άλλη στέρεη ξύλινη συσκευασία, αυτά τα είδη συσκευασίας ξύλου πρέπει να πληρούν τις απαιτήσεις: πρέπει να έχουν υποστεί επαρκή επεξεργασία για επιβλαβείς οργανισμούς και να φέρουν ένδειξη Πιστοποίησης.   

Βεβαιωθείτε ότι η συσκευασία σας για τις εξαγωγές που συνοδεύεται από ξύλινες παλέτες είναι σύμφωνη με τις προδιαγραφές. Σε κάθε περίπτωση, τα αγαθά μπορούν να κατασχεθούν, να καταστραφούν, να απορριφθούν στην είσοδο, να επιστραφούν στον φορτωτή ή και να υποβληθούν σε πρόστιμα και ποινές.

Export Control Licensing – Αδειοδότηση ελέγχου εξαγωγών

Πώς διαχωρίζετε ή διακρίνετε προϊόντα με άδεια χρήσης από μη αδειοδοτημένα προϊόντα; Οι περισσότερες εταιρείες που διαθέτουν εμπορεύματα που υπόκεινται σε άδειες ελέγχου των εξαγωγών, διαθέτουν ένα αρκετά ισχυρό σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης αυτών των αγαθών. Είναι τα εμπορεύματα ταξινομημένα με τον κατάλληλο αριθμό ταξινόμησης ελέγχου εξαγωγών (ECCN); Έχουν λογισμικό έκδοσης άδειας εξαγωγής για να διασταυρώσουν την ταξινόμηση με τον προορισμό συναλλαγής, την τελική χρήση και το προφίλ τελικών χρηστών για τους δυνητικούς αγοραστές, καθώς και ένα σύστημα για την αναζήτηση και τη σωστή μείωση τυχόν αδειών εξαγωγής;

Αλλά πώς μπορεί κάποιος στην αποθήκη να παραλάβει και να συσκευάσει μια αποστολή χωρίς να γνωρίζει αυτές τις απαιτήσεις; Ένα απλό σύστημα διαχωρισμού αγαθών είναι χρήσιμο. Η προσθήκη κάποιου τύπου ένδειξης, εύκολα αναγνωρίσιμου σήματος ή ετικέτας, είναι ακόμα καλύτερη. Σκεφτείτε να προσθέσετε ένα αυτοκόλλητο με έντονο πράσινο, πορτοκαλί, κίτρινο ή κόκκινο χρώμα σε οποιοδήποτε προϊόν, που απαιτεί ή μπορεί να απαιτεί άδεια εξαγωγής, για να αποτρέψει τυχόν μη εξουσιοδοτημένες εξαγωγές.

Deemed Export Requirements – Ενδεχόμενες Απαιτήσεις Εξαγωγής

H εταιρεία σας έχει κάποια ελεγχόμενη τεχνολογία; Μήπως κάποιος από τους εξοπλισμούς σας βασίζεται σε ελεγχόμενη τεχνολογία που θα απαιτούσε άδεια από το εξωτερικό; Τι γίνεται με τη χρήση του συστήματος όταν εμπλέκονται και άτομα από το εξωτερικό; Τι μπορούν να δουν από τους διαδρόμους;

Γνωρίζετε τα μηχανήματα των εγκαταστάσεών σας και την προέλευση του εξοπλισμού σας, καθώς και των χειριστών μηχανών που έχουν πρόσβαση σε αυτά; Απαιτούνται άδειες για ενδεχόμενες προβλεπόμενες εξαγωγές; Δημιουργήστε ένα πρότυπο περιήγησης “ευρείας διαβάθμισης” και εξασφαλίστε ότι ο καθένας που κάνει χρήση γνωρίζει τα όρια της περιήγησης. Έχετε σίγουρα διαχωρίσει σωστά τα δυνητικά παραχωρούμενα εμπορεύματα για να αποτρέψετε μη εγκεκριμένες εξαγωγές; Μια περιορισμένη περιοχή με περιορισμένη προσβασιμότητα μπορεί να είναι σημαντική για την επιχείρησή σας και τα προϊόντα σας.

Summary

Καθώς είναι απαραίτητο να έχετε συγκεκριμένες πληροφορίες από τη μία, ταυτόχρονα είναι σημαντικό να ελέγχετε πραγματικά τι συμβαίνει και με τα φυσικά σας προϊόντα. Όχι μόνο πρέπει να έχετε την απαραίτητη προσοχή για να εκπληρώνετε τις νομικές σας υποχρεώσεις, πρέπει επίσης να επιβεβαιώνετε και να υποστηρίζετε τις ενέργειες που έχετε πραγματοποιήσει. Η αδιαφορία είναι παραβίαση του νόμου. Απαιτείται να πληροίτε ένα επίπεδο “γνώσης” για οποιαδήποτε παράβαση έχει γίνει ή πρόκειται να συμβεί.

Έχετε τεκμηριωμένες πολιτικές και διαδικασίες που υποστηρίζουν τους εσωτερικούς σας ελέγχους για αυτά τα θέματα; Μπορείτε να αποδείξετε ότι τηρείτε με εξαιρετική επιμέλεια και εφαρμόζετε διορθωτικά μέτρα, όπου πιθανόν διαπιστώσατε ελλείψεις; Εάν δεν διαθέτετε λεπτομερές πρόγραμμα συμμόρφωσης με το Εμπόριο (πολιτικές, δηλώσεις, διαδικασίες, ελέγχους κ.λ.π.), ενδέχεται να βρίσκεστε σε κίνδυνο. Οι κίνδυνοι προκαλούν παραβιάσεις και οι παραβιάσεις προκαλούν πρόστιμα, ποινές ή ακόμα και φυλάκιση. Don’t let this be you!

6 tips to make it work

  1. Κάντε το MBWA μέρος της καθημερινότητας σας. Η συνάντηση στο χώρο εργασίας των εργαζομένων για μια άτυπη συζήτηση είναι πιο αποτελεσματική, αν δεν συμπεριλαμβάνεται ήδη σε κάποιο σταθερό χρονοδιάγραμμα, αφού “θα μπορείτε να πραγματοποιήσετε συζητήσεις για το τι συμβαίνει στην καθημερινότητα“. Προγραμματίστε το MBWA στο δικό σας ημερολόγιο κάθε μέρα, αν μπορείτε, ακόμη και αν είναι μόνο για μισή ώρα: «Όσο πιο συχνά το κάνετε, τόσο πιο ωφέλιμο είναι».

 

  1. Μην συνοδεύεστε από άλλα άτομα. Το MBWA λειτουργεί καλύτερα ως συνεχής ροή συνομιλιών one-on-one με μεμονωμένους υπαλλήλους. Η συνοδεία σας από άλλα άτομα πιθανότατα θα δυσκολέψει τη συζήτηση, καθιστώντας τους ανθρώπους πιο διστακτικούς ή καχύποπτους ή θα τους δημιουργήσει ακόμα και την αίσθηση της παρακολούθησης.

 

  1. Επισκεφθείτε τους όλους.Καθώς μπορεί να δημιουργηθούν προστριβές και παρεξηγήσεις μεταξύ του προσωπικού για τον χρόνο που αφιερώνετε στον καθέναν, είναι πιθανό να δημιουργηθούν λάθος εντυπώσεις. Προσπαθήστε να περάσετε περίπου το ίδιο χρονικό διάστημα – όχι απαραίτητα την ίδια μέρα ή την ίδια εβδομάδα, αλλά μακροπρόθεσμα – με κάθε άτομο που ανήκει στην ομάδα σας.

 

  1. Ζητήστε προτάσεις και αναγνωρίστε τις καλές ιδέες.“Ρωτήστε κάθε εργαζόμενο για τις σκέψεις του σχετικά με τον τρόπο βελτίωσης διαδικασιών & συστημάτων”. Στη συνέχεια, αν η ιδέα κάποιου οδηγεί σε ένα θετικό αποτέλεσμα, γνωστοποιήστε την πρόταση και δείξτε ότι είστε έτοιμοι να δώσετε την ανάλογη επιβράβευση.

 

  1. Κάντε ένα Follow up απαντήσεων.Αν δεν μπορείτε να απαντήσετε στην ερώτηση ενός υπαλλήλου σε μια δεδομένη χρονική στιγμή, μην ξεχάσετε να του ανταποδώστε την απάντηση που χρειάζεται αργότερα. Εκτός από την τυπική ευγένεια, κάτι τέτοιο δημιουργεί εμπιστοσύνη.

 

  1. Μην επικρίνετε.Θυμηθείτε, βρίσκεστε σε αποστολή έρευνας, με δευτερεύοντα σκοπό την οικοδόμηση σχέσης. Για να αποφευχθεί η υπονόμευση αυτών των στόχων, “εάν διαπιστώσετε ότι ένας υπάλληλος δεν εκτελεί σωστά τη δουλειά του, μην επιχειρήσετε να αλλάξετε τη συμπεριφορά σας άμεσα. Αντ’ αυτού, σημειώστε το και αντιμετωπίστε το πρόβλημα σε άλλη χρονική στιγμή και υπό τις κατάλληλες συνθήκες. ”

 

Source1Source2
 
Share